A Portaria 211 do Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho/Secretaria de Previdência de 11 de abril de 2019 estabeleceu a exigência de assinatura digital em todos os documentos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e definiu prazos para sua implantação:
- para microempresas e empreendedores individuais (MEI) – abril de 2024;
- para EPP (empresas de pequeno porte) abril de 2022;
- para todas as demais empresas abril de 2021.
Ou seja, se sua empresa não é uma microempresa, EPP ou MEI essa exigência já está em vigor!
OBRIGATÓRIO DOCUMENTO NATO DIGITAL COM ASSINATURA ELETRÔNICA
A Portaria determina que ASO, PCMSO, PPRA, PPP, PGR, PCMAT, certificados de treinamentos e todos os demais documentos, laudos e programas de SST sejam natos digitais. Ou seja, sejam elaborados em meio eletrônico e assinados eletronicamente. Exige ainda parâmetros de segurança para os documentos e certificados (PDF A1; NBR ISO 19005-1 para os documentos; padrão ICP Brasil para os certificados). Os documentos que atendam a esses padrões serão considerados como originais e serão os exigidos pela fiscalização in loco ou à distância (quando o auditor fiscal solicita o envio dos documentos pela web ou sua entrega em mídia). Cópias impressas serão consideradas como o que são: meras cópias!
Para o período anterior à portaria, os documentos em papel podem ser digitalizados e arquivados digitalmente, mas o original em papel tem que permanecer arquivadoe pode ser exigido pela fiscalização do Ministério do Trabalho, Previdência, Fazenda, etc. Nesse caso o digitalizado é que é apenas uma cópia.
VOCÊ ESTÁ PREPARADO?
A portaria já está vigorando e sua empresa pode ser compelida a apresentar essa documentação a qualquer momento. Como estão seus documentos de SST? Já são nato digitais e assinados eletronicamente? E o arquivamento dos documentos em papel anteriores à portaria?
A LABORMED atende integralmente a Portaria 211 e garante a produção correta e o arquivamento da documentação na nuvem, com segurança, através do sistema especialista que utiliza e disponibiliza para as empresas clientes. Mas é importante que você saiba utilizar e gerenciar essa ferramenta. Estamos sempre à disposição para esclarecer suas dúvidas. Entre em contato.
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